Schützen Ihre Mitarbeiter vertrauliche Unterlagen ausreichend?
Der Sicherheit von vertraulichen Unterlagen wird in Büros häufig
nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt. Jedes Büro wird zumindest von
Reinigungspersonal oder von anderen Kollegen betreten, die über
vertrauliche Unterlagen nicht informiert werden sollen.
Unterlagen verschließen
Wenn ein Büro verlassen wird, müssen vertrauliche Unterlagen
weggeräumt und der Computer gesperrt werden. Dies funktioniert am
schnellsten mit der Tastenkombination Windows + „L“.
Entsorgen von Unterlagen
Vertrauliche Dokumente müssen unlesbar gemacht werden, bevor sie
entsorgt werden. Neben schriftlichen Unterlagen gilt das auch für
Computerspeichermedien wie z.B. USB-Sticks. Hier muss der Arbeitgeber
darauf achten, dass die Mitarbeiter auch die Möglichkeit haben, die
Unterlagen entsprechend zu entsorgen.
Passwort
Das eigene Passwort darf nicht weitergegeben werden oder einfach zu
erraten sein. Es sollte Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern bzw.
Sonderzeichen enthalten und auf keinen Fall Name, Geburtsdatum oder
Wohnort sein.
Organisatorische Regelung
Mitarbeiter sollten in regelmäßigen Abständen auf die
Sicherheitsrichtlinien hingewiesen werden. Es ist zu empfehlen, dass
sich die Mitarbeiter schriftlich zur Einhaltung des Datengeheimnisses
verpflichten.
Stand: 26. Mai 2014
Bild: Mirko Raatz - Fotolia.com
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